Privacyverklaring

Versie van 13 oktober 2026

Kinderdagverblijf Doremi gaat even zorgzaam om met jouw gegevens als met de kindjes die je ons toevertrouwt. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we via de website kdv-doremi.be verwerken, met welk doel, op welke rechtsgrond, hoelang we ze bewaren en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR: Verordening (EU) 2016/679).

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is:

Voor alle vragen over deze verklaring of over je gegevens kan je ons via de bovenstaande gegevens bereiken. We zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan te stellen; je vragen komen rechtstreeks bij de organisator terecht.

2. Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke rechtsgrond?

2.1 Wanneer je de website bezoekt

Onze website is bewust sober gebouwd: we gebruiken geen cookies voor statistiek of marketing, geen trackers die je over websites heen volgen en geen advertentiediensten, en onze lettertypes staan op onze eigen server zodat er bij het laden van de site geen gegevens naar externe lettertypediensten gaan. Bij een bezoek verwerkt onze hostingpartner Vercel (zie punt 4) beknopte servergegevens zoals je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Dat is technisch noodzakelijk om de site veilig en correct af te leveren.

• Doel: de website tonen, beveiligen en misbruik voorkomen.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
• Bewaartermijn: beperkt tot de korte, technische logtermijnen van de hostingpartner.

Om de website te verbeteren, meten we anoniem hoeveel bezoeken de site krijgt, welke pagina's het meest gelezen worden en op welke knoppen en links er geklikt wordt (bijvoorbeeld hoe vaak iemand het inschrijvingsformulier opent). Daarvoor gebruiken we Vercel Web Analytics, de statistiek van onze hostingpartner. Dat werkt zonder cookies en zonder iets op je toestel op te slaan of uit te lezen. Je IP-adres wordt daarbij niet bewaard: een bezoek wordt herkend aan een tijdelijke, onomkeerbare code die na 24 uur vervalt, zodat we je niet kunnen herkennen of over meerdere dagen kunnen volgen. We zien alleen totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina, het land en het soort toestel.

• Doel: begrijpen welke informatie ouders en kandidaten zoeken, en de website daarop verbeteren.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
• Bewaartermijn: de anonieme totalen blijven hoogstens twaalf maanden beschikbaar.

2.2 Wanneer je een formulier invult

Voor de aanmelding voor een rondleiding, een inschrijfaanvraag, een sollicitatie of een stage-aanvraag gebruiken we online formulieren van 123FormBuilder (zie punt 4). Daarin vul je zelf gegevens in, zoals je naam, contactgegevens, gezinsgegevens en je opvangwensen, of (voor kandidaten) je opleidings- en loopbaangegevens. Gezinnen die klant zijn, melden ziekte, verlof of een extra opvangdag voorlopig ook via zo'n formulier, tot onze ouderapp dat overneemt.

• Doel: je aanvraag behandelen, contact met je opnemen en de opstart of selectie voorbereiden.
• Rechtsgrond: maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst op jouw verzoek (art. 6.1.b AVG); voor sollicitaties ook ons gerechtvaardigd belang om een wervingsdossier te beheren (art. 6.1.f AVG).
• Bewaartermijn: aanvragen voor rondleiding en inschrijving bewaren we zolang de behandeling en de wettelijke administratie dat vragen; sollicitatie- en stagegegevens bewaren we tot één jaar na afloop van de procedure, tenzij je instemt met langer.

2.3 Wanneer je ons mailt of belt

Mail of bel je ons, dan verwerken we de gegevens die je zelf meedeelt om je vraag te beantwoorden en op te volgen (art. 6.1.b en 6.1.f AVG). We bewaren die communicatie niet langer dan nodig voor de opvolging en onze administratie.

2.4 Wanneer je klant bent

Voor gezinnen met een opvangovereenkomst verlopen de dagelijkse communicatie en administratie via de beveiligde ouderapp van onze partner tjouly, met wie een verwerkersovereenkomst is afgesloten. De verwerking van gegevens binnen de opvangwerking zelf (waaronder de gegevens van je kindje) is beschreven in de privacyverklaring van de opvang en in het huishoudelijk reglement. Deze websiteverklaring en die documenten vullen elkaar aan.

2.5 De kaart op de contactpagina

De routekaart op onze contactpagina wordt geleverd door Google Maps en laadt pas nadat je er zelf op klikt. Zonder die klik gaat er niets naar Google. Klik je wel, dan geef je door die handeling toestemming (art. 6.1.a AVG) en kan Google gegevens en cookies verwerken volgens haar eigen beleid. Meer daarover lees je in ons cookiebeleid.

3. Wat doen we uitdrukkelijk niet?

• We verkopen of verhuren je gegevens nooit aan derden.
• We doen niet aan profilering of geautomatiseerde besluitvorming.
• We tonen geen advertenties en gebruiken geen marketingtrackers.
• We verzamelen via deze website geen gegevens van kinderen: de site richt zich tot ouders en kandidaat-medewerkers. Gegevens van kindjes worden alleen verwerkt binnen de opvangwerking, met de zorg en de afspraken die daarbij horen.

4. Wie ontvangt je gegevens?

We delen je gegevens alleen met dienstverleners die ze nodig hebben om deze website en onze aanvraagformulieren te laten werken, telkens binnen de grenzen van de AVG:

• Vercel Inc. (Verenigde Staten): hosting van de website en de anonieme bezoekersstatistiek (punt 2.1). De doorgifte is gedekt door het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• 123FormBuilder SRL (Roemenië, EU): verwerking van de online aanvraagformulieren, als verwerker in onze opdracht.
• Onze e-mailprovider: aflevering van e-mails aan hallo@kdv-doremi.be; de mailboxen worden binnen de EU beheerd.
• tjouly: de beveiligde ouderapp voor gezinnen die klant zijn, als verwerker met verwerkersovereenkomst.
• Google Ireland Ltd.: alleen wanneer je zelf de kaart aanklikt (punt 2.5).

Daarnaast kunnen we gegevens meedelen wanneer een wet of een bevoegde overheid (bijvoorbeeld Opgroeien of een inspectiedienst) ons daartoe verplicht.

5. Hoe beveiligen we je gegevens?

De volledige website loopt over een beveiligde verbinding (https). De toegang tot aanvragen en dossiers is beperkt tot de medewerkers die ze nodig hebben voor hun taak, en met elke verwerker zijn contractuele afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging gemaakt. Ondanks alle zorg is geen enkele overdracht via het internet volledig risicoloos; vermoed je een probleem, verwittig ons dan meteen via hallo@kdv-doremi.be.

6. Welke rechten heb je?

Onder de AVG heb je het recht op:

• inzage in de gegevens die we over jou verwerken;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• wissing van je gegevens, binnen de grenzen van onze wettelijke verplichtingen;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerkingen op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van gegevens die je zelf hebt aangeleverd;
• intrekking van je toestemming, op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking vóór de intrekking.

Je oefent deze rechten uit met een eenvoudig bericht aan hallo@kdv-doremi.be. We antwoorden binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit aan te tonen, zodat we niemand anders jouw gegevens bezorgen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens of je vraag omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be. We lossen het uiteraard liever eerst samen met jou op.

7. Wijzigingen aan deze verklaring

We passen deze privacyverklaring aan wanneer onze website of dienstverlening verandert, bijvoorbeeld wanneer we de aanvraagformulieren in eigen beheer nemen. De datum bovenaan vertelt je altijd welke versie je leest; de meest recente versie staat steeds op deze pagina.